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Die A1-Bescheinigung - Gebrauch und Beantragung

Internationales Geschäft, Recht und Steuern | 05.06.2019

Wird eine im Inland (Deutschland) beschäftigte Person im Rahmen ihres bestehenden Beschäftigungsverhältnisses in ein Gebiet außerhalb Deutschland - infolge der Eigenart der Beschäftigung oder aufgrund eines Vertrages zeitlich begrenzt - entsandt, können sich Probleme bei der Beurteilung der Geltung des richtigen Sozialversicherungsrechts ergeben.

Eine Lösung derartiger Probleme bietet für die Sozialversicherungspflicht in der EU, im EWR und in der Schweiz die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit sowie die passende Durchführungsverordnung (EG) Nr. 987/2009.

Gemäß Art. 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 gilt nämlich sinngemäß folgendes:
Eine Person, die in einem Mitgliedstaat für Rechnung eines Arbeitgebers, der gewöhnlich dort tätig ist, eine Beschäftigung ausübt und die von diesem Arbeitgeber in einen anderen Mitgliedstaat entsandt wird, um dort eine Arbeit für dessen Rechnung auszuführen, unterliegt weiterhin den Rechtsvorschriften des ersten Mitgliedstaats, sofern die voraussichtliche Dauer dieser Arbeit 24 Monate nicht überschreitet und diese Person nicht eine andere entsandte Person ablöst.

Das bedeutet im Konkreten, dass Arbeitnehmer, die von ihren Arbeitgebern in andere Mitgliedstaaten entsandt werden bzw. dort im Rahmen einer (selbst kurzen, auch stundenweisen) Dienstreise aktiv sind, trotz Beschäftigung im Ausland weiterhin nur der Sozialversicherung ihres Heimatlandes unterliegen.

Dies muss man allerdings vor Ort im Ausland im Bedarfsfall nachweisen können. Deshalb ist bereits seit dem 1. Mai 2010 jeder betroffene Beschäftigte verpflichtet, die sogenannte A1-Bescheinigung bei sich zu führen. Die A1- Bescheinigung findet ihre Rechtsgrundlage in Art. 19 Absatz 2 der Verordnung (EG) 987/2009.

Hiernach bescheinigt auf Antrag der betreffenden Person oder ihres Arbeitgebers der zuständige Träger des Mitgliedstaats, dessen Rechtsvorschriften anzuwenden sind, dass und gegebenenfalls wie lange und unter welchen Umständen diese Rechtsvorschriften anzuwenden sind.

Eine solche A1-Bescheinigung wird jeweils für den konkreten Zeitraum der Entsendung (zeitlich befristeter Einsatz im Ausland - auch für die Dauer nur eines Tages denkbar) ausgestellt.

Aktuell ist nämlich vermehrt mit strengen Kontrollen zu rechnen, die mit empfindlich hohen Bußgeldern bzw. sogar teilweise mit Zutrittsverweigerung zum Firmen- oder Messegelände einhergehen. Diese Kontrollen werden sicherlich noch zunehmen. Geschuldet ist es sicherlich dem Umstand, dass seit Juli 2017 ein Datenaustausch zwischen den europäischen Sozialversicherungsträgern stattfindet. Die Daten der A1-Bescheinigungen werden durch die deutschen Sozialversicherungsträger an die jeweils zuständige Stelle in das Ausland gemeldet. Um den Datenaustausch zwischen den Sozialversicherungsträgern EU-weit zu vereinfachen, wird sogar das sog. IT-System EESSI eingeführt.

An diese europäische Verpflichtung, eine A1-Bescheinigung zu beantragen, auszustellen und bei sich zu führen, knüpft im nationalen deutschen Recht der § 106 Absatz 1 Satz 1 Sozialgesetzbuch (SGB) IV.

Hiernach hat der Arbeitgeber einen Antrag auf Ausstellung einer entsprechenden Bescheinigung über die Fortgeltung der deutschen Rechtsvorschriften für die betroffenen Beschäftigten an die zuständige Stelle zu übermitteln, wenn für diese vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat der EU/ des EWR oder in die Schweiz entsandten Beschäftigten die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit weiter gelten.
Die zuständige Stelle in diesem Sinne ist bei gesetzlich Krankenversicherten die jeweilige Krankenkasse. Bei privat Versicherten ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig.

In § 106 Absatz 1 Satz 1 SGB IV steht auch, dass der Antrag durch Datenübertragung aus einem systemgeprüften Programm oder mittels einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe zu erfolgen hat.

Näheres zu dem elektronischen Antragsverfahren sowie zu den Inhalten des Antrages und zu übermittelnden Daten regeln der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. und die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen e.V. in den sogenannten "Gemeinsamen Grundsätzen", die das Bundesministerium für Arbeit und Soziales genehmigte.

Hervorzuheben ist hierbei insbesondere, dass für Arbeitgeber bereits seit dem 1.1.2019 das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren zwingend ist. Die Ausstellung und Übermittlung der A1-Bescheinigung kann nur noch bis zum 30. Juni 2019 weiterhin papiergestützt erfolgen und dies auch nur in begründeten Ausnahmefällen, so in den Gemeinsamen Grundsätzen.

Ab 01. Juli 2019 elektronisch beantragte A1-Bescheinigungen bei Entsendung müssen den Arbeitgebern elektronisch zur Verfügung gestellt werden.

Konkrete Hinweise und Informationen geben die jeweiligen Krankenkassen sowie die Deutsche Rentenversicherung.

Die praktische Umsetzung bleibt allerdings den Unternehmensbetrieben nicht erspart. Diese müssen in der Regel einheitliche Prozesse zur frühzeitigen Erfassung von Auslandsreisen schaffen und sogar das Antragsverfahren in das Entgeltabrechnungsprogramm einbinden. In vielen Unternehmen werden gerade die Auslandseinsätze häufig organisatorisch nicht in der Entgeltabrechnung betreut.

Dies verlangt die Einführung und Schaffung passender Schnittstellen in den Unternehmen, damit die Antragsdaten und zurückgemeldete A1-Bescheinigung zwischen Entgeltabrechnung und den Verantwortlichen für die Planung und Genehmigung von Dienstreisen oder Auslandseinsätzen ausgetauscht werden können.

Die gemeinsamen Grundsätze sehen allerdings auch vor, dass Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, den Antrag auf eine A1-Bescheinigung bei Entsendung bzw. den Antrag auf eine Ausnahmevereinbarung mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen an die Datenannahmestelle übermitteln können.

Ansprechpartner

Eric Dreuse
Telefon: 0351 2802-187
docID: D101974